Индекс может значительно улучшить доступ к книге или документу, поскольку в нем перечислены важные слова и фразы, а также номера страниц, на которые они ссылаются.
Сейчас я пишу свою первую книгу - о конфиденциальности Windows 10 - и одна из вещей, которую я действительно хотел добавить к ней, - это указатель наиболее важных слов и фраз, чтобы пользователи могли использовать этот индекс в качестве ссылки на ищите информацию быстро.
Microsoft Word 2016 поставляется с опциями для создания индекса; сам процесс совсем не сложен, но он все еще может сбивать с толку, как начать.
Создание индекса в Word 2016
Хотя вы можете создать указатель в любое время, я предлагаю создать его, как только вы закончите написание и редактирование книги или документа.
Можно обновить индекс, если вы запустили его во время процесса записи или редактирования, но если вы сделаете это после того, как закончите, вам не нужно это делать, и обычно это намного проще и быстрее.
Для начала откройте документ в Word 2016. Теперь создание индекса состоит из двух частей. Вы помечаете записи, которые вы хотите включить в индекс в первую очередь, а затем генерируете индекс из помеченных записей.
Перейдите на вкладку ссылок, чтобы начать. Вы найдете индексную группу инструментов на этой вкладке. Наиболее важным для первого шага является «отметка входа». Всякий раз, когда вы выбираете его, вы говорите Word, что хотите, чтобы выделенный текст был частью индекса.
Вот как это делается:
Шаг 1: пометьте текст, который вы хотите включить в указатель, и выберите «пометить запись» впоследствии.
Это довольно просто. Просто выделите текст в документе и затем нажмите на отметку. Вы можете быстро выделить отдельные слова, дважды щелкнув слово.
Шаг 2 : Настройте запись индекса
Word открывает окно «Отметить индексную запись», которое вы можете использовать для настройки записи. Если вы просто хотите, чтобы текст был проиндексирован, нажмите кнопку отметки, чтобы сделать это.
Вы можете изменить формат номера страницы (жирным шрифтом или курсивом, чтобы выделить конкретный текст), добавить подстроку или использовать функцию отметки всех для автоматизации процесса.
Word отображает текст, который был помечен XE «ТЕКСТ», так что вы знаете, что он уже был отмечен.
Вы можете отключить метки абзаца и другую скрытую информацию о форматировании в Home> Show / Hide или с помощью сочетания клавиш Ctrl- (
Шаг 3 : Повторите процесс
Просмотрите документ и отметьте текст, который вы хотите включить в указатель. Хотя вы можете несколько автоматизировать это, я советую этого не делать, так как вы получаете больший контроль над индексацией.
Да, создание индекса займет больше времени, но результат будет лучше.
Шаг 4. Добавьте индекс в документ Word.
Как только вы закончите отмечать текст в документе Word, вы можете добавить к нему указатель. Перейдите к местоположению в документе, в котором вы хотите, чтобы индекс отображался.
Выберите «Ссылки»> «Вставить индекс», чтобы добавить его в местоположение. Word загружает окно конфигурации, которое вы можете использовать для настройки индекса.
Вы можете использовать его, например, для изменения количества столбцов или выбрать другой шаблон формата для индекса. Предварительный просмотр отображается в окне, чтобы вы знали, как он выглядит в документе при внесении изменений.
Шаг 5 : исправить ошибки
Я предлагаю вам просмотреть индекс позже, чтобы исправить любые проблемы, которые вы можете заметить. Базовый пример - несколько проиндексированных записей, которые ссылаются на один и тот же тип информации, например, реклама, реклама и реклама.
Исправлять ошибки легко. Перейдите к месту в документе, которое вы хотите изменить, и просто измените его в тексте (часть XE). Это изменяет помеченную запись.
Все, что нужно сделать, это выбрать индекс и нажать кнопку «Обновить индекс», чтобы применить изменения. XE определяет запись, и она может отличаться от выбранного текста. Таким образом, чтобы объединить текст, который должен быть указан в одной записи индекса, просто измените элементы XE и затем нажмите кнопку обновления индекса, чтобы применить изменения.
